Jak nadać dostęp do KSeF księgowej, biuru rachunkowemu i pracownikom

Instrukcja praktyczna (6 kroków)

Poniżej znajdziesz krótką instrukcję operacyjną pod pracę w KSeF Radar, opartą o widoki Aplikacji Podatnika MF.

Czy potrzebujesz najpierw dodać administratora?

• Dodaj administratora wybierz wtedy, gdy ta osoba ma dalej zarządzać dostępami (nadawać i odbierać uprawnienia innym).
• Nadaj uprawnienie wybierz, gdy osoba lub biuro ma pracować na fakturach bez pełnej administracji uprawnieniami.
• Dla biura rachunkowego domyślnie nadaj uprawnienia operacyjne; rola administratora jest zwykle zbyt szeroka.

Ścieżka w AP MF: Uprawnienia -> Dodaj administratora (osobna funkcja od Nadaj uprawnienie).

Przykład ekranu AP MF (Dodaj administratora):

1. Krok 1. Wybierz właściwy kontekst podatnika

   Co kliknąć w AP MF: po zalogowaniu wybierz podatnika (NIP), dla którego będą nadawane uprawnienia.

   Na co uważać: uprawnienia i token muszą dotyczyć tego samego NIP, który jest aktywny w KSeF Radar.

   Jak sprawdzić w KSeF Radar: potwierdź aktywną organizację i jej NIP przed zapisem tokenu.

   

2. Krok 2. Otwórz ekran nadawania uprawnień

   Co kliknąć w AP MF: przejdź do sekcji Uprawnienia -> Nadaj uprawnienie.

   Na co uważać: działaj na koncie z prawem do zarządzania uprawnieniami.

   Jak sprawdzić w KSeF Radar: jeśli brak takich uprawnień, połączenie zwykle kończy się błędem 403.

   

3. Krok 3. Wybierz poprawny rodzaj uprawnienia (2 ścieżki)

   Co kliknąć w AP MF: w polu Rodzaj uprawnienia wybierz właściwy wariant:

   • Pracownik/księgowa (osoba fizyczna): Osobie fizycznej do pracy w KSeF.
   • Biuro rachunkowe (podmiot): Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur.

   Na co uważać: opcja Podmiotowi do wystawiania faktur w trybie samofakturowania nie jest standardową ścieżką nadawania dostępu dla biura rachunkowego.

   Jak sprawdzić w KSeF Radar: token zawsze generuje osoba/podmiot, który faktycznie ma nadane powyższe uprawnienia.

   

4. Krok 4. Ustaw minimalny zakres wymagany pod KSeF Radar

   Co kliknąć w AP MF: w sekcji Zakres uprawnień zaznacz minimum przeglądanie faktur.

   Na co uważać: wystawianie faktur jest opcjonalne i zaznaczaj je tylko wtedy, gdy dana osoba ma również wystawiać dokumenty.

   Jak sprawdzić w KSeF Radar: brak pobierania faktur przy aktywnym połączeniu zwykle oznacza zbyt wąski zakres uprawnień.

   

5. Krok 5. Wygeneruj token przez osobę z aktywnymi uprawnieniami

   Co kliknąć: wygeneruj token dla tego samego NIP i tej samej osoby/podmiotu, którym nadano uprawnienia.

   Na co uważać: po zmianie uprawnień generujemy nowy token.

   Szczegółowa instrukcja: Jak wygenerować token KSeF i nadać uprawnienia.

   

6. Krok 6. Podłącz token i zweryfikuj synchronizację w KSeF Radar

   Co kliknąć: na ekranie KSeF w KSeF Radar zapisz token i uruchom Synchronizuj teraz.

   Na co uważać: błędy 401/403 najczęściej oznaczają problem z tokenem, zakresem uprawnień lub kontekstem NIP.

   Szczegółowa instrukcja: przejdź do pełnej instrukcji tokena.

   

Model bezpośredni

• Podatnik lub osoba z prawem zarządzania uprawnieniami nadaje dostęp konkretnej osobie fizycznej.
• Minimum pod KSeF Radar: przeglądanie faktur.
• Token generuje osoba, która faktycznie ma te uprawnienia.

Model pośredni

• Podatnik nadaje uprawnienia biuru rachunkowemu, a biuro nadaje je swoim pracownikom.
• Nie myl tego modelu z uprawnieniem do samofakturowania.

Checklist pod KSeF Radar

• Aktywna organizacja w KSeF Radar ma ten sam NIP, dla którego nadano uprawnienia w AP MF.
• Zakres uprawnień obejmuje co najmniej przeglądanie faktur.
• Po zapisie tokenu uruchom Synchronizuj teraz i sprawdź status oraz ostatni błąd.
• Przy zmianie uprawnień wygeneruj nowy token i podmień go w KSeF Radar.